Waarom je duidelijke taal pas kan verankeren als iedereen meedoet

“Een tekst schrijven in duidelijke taal, dat is toch voor de communicatiedienst? Ik lever enkel de inhoud aan.”

Hoor je dat vaak binnen je organisatie? Dan klinkt het volgende waarschijnlijk ook herkenbaar: in heel drukke periodes is duidelijke taal een van de eerste dingen die van de agenda verdwijnt. Of: eindredactie voelt meer aan als champetteren dan als samen een begrijpelijke tekst maken.

Wat die voorbeelden gemeenschappelijk hebben? Ze duiken op als duidelijke taal de verantwoordelijkheid van één dienst of één trekker blijft. En als die ene trekker verandert van job, dan sterft duidelijke taal een stille dood op intranet. R.I.P.

Samen duidelijk

Zodra je werkt rond duidelijke taal met de collega’s in plaats van voor de collega’s, verschuift er iets. Collega’s zeggen spontaan: ‘Ik vraag na hoe dit duidelijker kan’, of: ‘Dit is zó’n duidelijke tekst, die deel ik met de collega’s’, of ook: ‘Kunnen we dat voorleggen aan iemand van het testpanel?’. Dat soort verschuivingen lijken klein, maar ze zeggen veel over hoe een organisatie naar communicatie kijkt.

Samen met de collega’s timmeren aan communicatie, dat idee vind ik ook terug in het onderzoeksrapport Collectief communicatief: werk maken van een communicatieve organisatie van Eric Goubin. Deze zin uit het rapport vat het uitgangspunt goed samen:

“In ideale omstandigheden beseffen medewerkers het belang van goede interne en externe communicatie, en van de eigen rol hierin.”

Ik merk dat nogal wat organisaties tevreden zijn als medewerkers het belang van communicatie erkennen. Maar je krijgt zoveel meer slagkracht als medewerkers ook beseffen dat zij daarin een belangrijke rol spelen. Want communicatie gebeurt niet alleen bij de communicatiedienst.

Stap voor stap

Of het nu gaat over duidelijke taal verankeren of communicatie ‘collectief’ maken, het is geen verhaal van ‘altijd rechtdoor’. Je doet het stap voor stap. Je gaat vooruit als het meezit, en soms boer je ook even achteruit.

Je vertrekt sowieso vanuit een gedeelde visie over wat je wil bereiken met je communicatie. Eric Goubin noemt dat het ‘communicatiekompas’. Niet elke organisatie vertrekt vanuit dezelfde situatie. Eric onderscheidt verschillende groeiniveaus. Sommige organisaties staan op communicatievlak nog in hun kinderschoenen. Misschien is er zelfs nog geen communicatiemedewerker in dienst. Andere organisaties experimenteren dan weer met communicatieantennes (zie later in deze blog).

Het is dus belangrijk om te weten waar je start en wat je nodig hebt om vooruitgang te boeken. Soms moet je bijvoorbeeld meer inzetten op bewustwording. In andere organisaties zijn er misschien al veel goede initiatieven, maar ontbreekt er een overkoepelend plan. En soms zet een organisatie ook een stap achteruit. Een fusie, tijdsdruk of een personeelswissel kan voor een (tijdelijke) terugval zorgen.

Dat grillige proces zie ik ook terugkomen in trajecten rond duidelijke taal. Ook hier is er geen aan-uitknop. Duidelijke taal is niet verankerd als er een opleiding wordt georganiseerd of als er een schrijfwijzer op intranet staat. Het is een traject dat altijd aandacht vraagt, en geen project dat je tussen de soep en de patatten doet. En ook hier: analyseer eerst waar je al staat en welke volgende stappen je organisatie het best zet. Tijdelijke terugval hoort erbij.

Management zet de toon

Zelfs met een heldere visie en een goed plan blijft duidelijke taal kwetsbaar als leidinggevenden het niet mee ondersteunen.

Met ‘ondersteunen’ bedoel ik niet alleen: tijd en budget vrijmaken voor opleidingen of een traject. Dat helpt natuurlijk. Maar medewerkers voelen snel het verschil tussen wat een vinkje op een checklist is en wat echt leeft. Wordt duidelijke taal enkel vermeld in een projectplan? Of brengen managers het ook ter sprake in vergaderingen en op feedbackmomenten? Communiceren ze zelf ook helder in mails, presentaties en gesprekken? Hoe meer managers het uitdragen, hoe groter de kans dat medewerkers zich ervoor inzetten.

Ook in Collectief communicatief krijgen managers een belangrijke rol. Eric formuleert het zo:

“De rol van lijnmanagers (zoals diensthoofden) is hierbij cruciaal. Zij bepalen mee de intensiteit waarmee alle medewerkers communicatieve taken ter harte nemen, en moeten hier zelf een voorbeeldrol opnemen.”

Een netwerk van antennes

Soms lijkt het alsof communicatiemedewerkers overal tegelijk moeten zijn. Teksten herschrijven, opleidingen organiseren, feedback geven, collega’s sensibiliseren … Everything everywhere all at once, maar dan zonder speciale effecten of Jamie Lee Curtis.

Aangezien de communicatiedienst niet alles tegelijk kan doen, geloof ik sterk in schrijfcoaches of aanspreekpunten voor duidelijke taal binnen een organisatie. Collega’s bij wie anderen terechtkunnen met vragen over teksten. Mensen die goede voorbeelden delen en die duidelijke taal mee onder de aandacht houden binnen hun team. Ze horen niet bij de communicatiedienst, maar werken er wel nauw mee samen.

Toen ik Collectief communicatief las, herkende ik daarin sterk het idee van aanspreekpunten of schrijfcoaches. Eric Goubin noemt ze ‘communicatieantennes’. Samen met de communicatiedienst vormen ze een netwerk dat geregeld samenkomt, kennis en ervaringen uitwisselt en samen acties organiseert.

De grootste parallel

Duidelijke taal en ‘collectief communicatief’ komen allebei pas echt van de grond als de hele organisatie ze omarmt. Misschien is dat de grootste parallel tussen de twee thema’s. En precies daarom versterken ze elkaar.

Als een organisatie ‘collectief communicatief’ wordt, wordt het ook makkelijker om duidelijke taal te verankeren. Want duidelijke taal en ‘collectief communicatief’ zijn twee kanten van dezelfde medaille. En misschien werkt het ook omgekeerd: organisaties die bewust bezig zijn met duidelijke taal, worden vaak vanzelf communicatiever.

Meer lezen

Eric Goubin, Collectief communicatief: werk maken van een communicatieve organisatie, uitgave van Kortom, 2025